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Le moteur de nos missions auprès de nos partenaires : une aide aux projets

L’aide apportée aux partenaires extérieurs consiste à désigner un (ou plusieurs) animateur(s) vacataire(s) reconnu(s) par Hainaut Culture Tourisme qui va (ou vont) intervenir dans un groupe, en accord avec les personnes ressources ou les responsables identifiés sur le terrain.

Cette mission est explicitement définie et rappelée dans le cadre de la note annuelle de déclaration de politique générale émargeant à la discussion des budgets et présentée au Conseil provincial.

Elle commence par l’examen des demandes d’aide introduites par des organisations partenaires (associations, écoles, groupements et institutions diverses oeuvrant sur le territoire de la Province de Hainaut). La réponse qui sera donnée aux demandes d’interventions doit s’inscrire dans la philosophie et répondre aux objectifs de l’éducation permanente tels que définis plus avant .

L’introduction d’une demande d’intervention (d’un animateur) est dès lors subordonnée à l’existence d’un projet : quel est le public concerné ? quel est son besoin (connu ou supposé) ? quelle est la (les) réponse(s) estimée(s) comme étant la (les) meilleure(s) pour répondre à ce besoin ? quel but poursuit-on ? au-delà du but et des objectifs définis - et mesurables par le choix d’indicateurs - quelle est la finalité de l’activité qui sera mise en place ?…

Ce qui précède indique clairement qu’il n’est pas dans notre mission d’assurer la pérennité d’ateliers permanents mais de favoriser la mise sur pied d’activités s’inscrivant dans des projets en invitant les groupes concernés à mettre en place les conditions de leur indépendance.

Dans ce contexte, l’animateur doit donc veiller, par la méthodologie qu’il utilise et les contacts qu’il maintient avec les organisateurs locaux, à ce que le groupe concerné devienne de plus en plus autonome.

Parfois un prolongement s’impose. Il doit alors être motivé sur base d’une évaluation détaillée de l’activité assurée et des résultats obtenus. Il incombe en effet au demandeur de justifier la pertinence et l’intérêt d’une prolongation.

L’octroi d’une aide consentie en heures d’animation n’est donc jamais automatique.

Il dépend de la présentation d’un projet circonstancié et nécessite, dans l’hypothèse d’un renouvellement de l’aide, que le demandeur en motive la pertinence.

Procédure :

Comment formuler la demande?

  • L’action pour laquelle une demande d’intervention est introduite doit s’intégrer dans un projet permettant au service d’évaluer si la demande correspond bien à sa mission d’éducation permanente.
  • Un éventuel complément d’information est requis si nécessaire auprès du demandeur.
  • A la condition d’un accord du Secteur, une "charge de mission - demande d'animation et de formation " est communiquée au demandeur. Ce document reprend les principales informations contenues dans le projet (description du public bénéficiaire, lieu et dates des activités, but poursuivi, finalités recherchées…) Les coordonnées de l’animateur désigné figurent sur cette charge. Elles permettent au demandeur de prendre contact avec l’animateur pour finaliser avec lui le calendrier des prestations.
  • Le Secteur, une fois en possession de la Charge de Mission complétée, signée et datée par le demandeur, procède à l’enregistrement du nombre d’heures accordées. Un copie de la charge (signée par le Chef du Secteur) est envoyée au demandeur et à l’animateur. L’original reste au Secteur. Il est impératif que ces formalités soient complètement remplies avant le démarrage de l’activité. L’animateur ne peut commencer à travailler que lorsqu’il est en possession de sa "Charge de mission".
  • Un contact téléphonique ou une rencontre sur les lieux de l’activité permettent à l’animateur de mieux cerner la demande, d’être en phase avec les attentes de l’organisateur, d’envisager les aspects plus concrets du projet.
  • Les séances d’animation sont assurées. Elles sont subordonnées à la présence d’un nombre minimum de participants. Toute modification apportée notamment au calendrier des prestations doit être signifiée au Secteur anticipativement.
  • Le document d’évaluation de l’activité (communiqué au demandeur en même temps que la charge de mission) doit être complété et adressé au Secteur au terme des séances d’animation. Toute nouvelle introduction d’une demande est subordonnée à la réception de cette évaluation. (Un document type est joint à l’ordre de mission confirmant l’octroi d’une intervention).

 Notes complémentaires :

    • En cas de besoin, le Secteur peut déléguer auprès du demandeur un animateur qui procèdera à l’analyse du (des) besoin(s) afin d’aider à l’élaboration du projet.
    • La demande d’intervention du Secteur pour des prestations d’animation doit idéalement être introduite au moins trois semaines avant le début de l’activité souhaitée.
    • Une activité commencée sans l’introduction d’une demande et/ou la réception d’un accord du Secteur ne peut être prise en compte par le Secteur.
    • Les aides octroyées par le service s’expriment en terme d’heures d’animation. Si le quota de séances accordées n’a pas été complètement utilisé, le report des heures restantes sur une autre intervention n’est pas automatique.
    • Le Secteur prend en charge les prestations de l’animateur et ses frais de déplacement. Les matériaux "périssables" sont à charge du demandeur.
    • Une intervention financière ne peut être réclamée aux participants pour une activité prise en charge par le Secteur, à l’exclusion de dépenses justifiées par le bon déroulement des animations. Ex : achat du matériel nécessaire à l’animation, intervention indispensable d’une tierce personne…
    • Le demandeur s’engage à mentionner la collaboration du Secteur sur tous les supports de promotion des activités (écrits et audiovisuels) pour lesquelles nous intervenons et à nous en faire parvenir un exemplaire. Un logo Hainaut Culture Tourisme peut être fourni sur simple demande.
    • Le demandeur reste l’acteur principal du projet. Il s’assure de la présence du public annoncé et fait en sorte qu’une personne responsable de l’organisation soit présente sur les lieux où se déroule l’activité.
    • La demande d’une intervention ne peut se faire que par un organisme clairement identifié et dont les activités concernent un public hainuyer ou se déroulent sur le territoire de la province de Hainaut. Lorsqu’il s’agit d’un premier dossier, les documents nécessaires à l’identification du demandeur seront réclamés. Une demande d’intervention ne peut être introduite par un particulier, pour son compte personnel.
    • Il est possible d’obtenir le prêt du matériel nécessaire pour des animations touchant à des techniques du multimédia. Une réservation de ce matériel peut se faire anticipativement auprès du Secteur de l’Audiovisuel de Hainaut Culture Tourisme. (064 237 542)

 
Webmaster: David Ducroux | Dernière mise à jour de la page:  11-12-2012