Politique générale de confidentialité

Partie 1 : généralités

Le responsable du traitement est le Collège provincial, situé à la rue verte, 13 à 7000 Mons ; il détermine seul, les finalités et les moyens du traitement de ces données à caractère personnel ainsi que les modalités de délégation.

La présente politique décrit la manière dont la Province de Hainaut traite les données à caractère personnel vous concernant et quels sont vos droits en la matière.

Pour accomplir ses missions, la Province de Hainaut est tenue de traiter vos données à caractère personnel conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

La Province de Hainaut veille à traiter vos données à caractère personnel notamment en respectant les principes suivants :

  • Vos données à caractère personnel sont traitées de manière licite, loyale et transparente (licéité, loyauté, transparence).
  • Vos données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités (limitation des finalités).
  • Vos données à caractère personnel sont conservées de manière adéquate, pertinente et sont limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données).
  • Vos données à caractère personnel sont exactes, tenues à jour et toutes les mesures raisonnables sont prises pour y remédier quand cela est prévu eu égard aux finalités et fondement du traitement (exactitude).

Les concepts suivants sont utilisés dans ce règlement :

  • données à caractère personnel : « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »); est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale » ;
  • traitement : « toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction » ;
  • responsable du traitement : « la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre » ;
  • sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement

Sécurité et confidentialité des données

La Province de Hainaut met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque inhérent à ses opérations de traitement, répondre aux exigences règlementaires et protéger les droits et les données des personnes concernées dès la conception des opérations de traitement.

Par ailleurs, la Province de Hainaut impose contractuellement le même niveau de protection des données à caractère personnel à ses sous-traitants (prestataires, fournisseurs, etc.).

Exercice des droits

La personne concernée dont les données à caractère personnel sont traitées par la Province de Hainaut bénéficie d'une série de droits qui lui permettent de ne pas rester totalement passive par rapport à l'utilisation qui est faite de ses données. L'ensemble de ces droits, leurs modalités d'exercice, et les éventuelles restrictions qui peuvent y être apportées sont consacrés par les articles 12 et suivants du RGPD.

Ceux-ci sont :

  • Accéder aux données à caractère personnel traitées par la Province de Hainaut. Elle peut obtenir une réponse à plusieurs questions concernant le traitement des données ;
  • Recevoir une copie des données à caractère personnel qui sont traitées ;
  • Demander de corriger des données incomplètes ou incorrectes ;
  • Demander de faire effacer des données personnelles le concernant ;
  • Obtenir une limitation du traitement ;
  • Ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ;
  • Retirer son consentement à traiter ses données à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ;
  • S'opposer au traitement de ses données à caractère personnel dans les cas prévus par la loi ou une autre réglementation

La personne concernée peut exercer ces droits en la matière, conformément aux articles 15 à 22 du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel, par courrier postal signé à l'attention de la Province de Hainaut, service de protection des données, Avenue de Gaulle 102, 7000 Mons ou par mail à l'adresse suivante : info.dpo@hainaut.be.

Cette demande d'exercice des droits doit être accompagnée de toute pièce justifiant de l'identité de la personne (copie recto de la carte d'identité, ...).

Délégué à la protection des données (DPO)

La DPO est joignable :

  • par lettre adressée à l'Avenue Général de Gaulle, service protection des données 102 à 7000 MONS ;
  • par e-mail à l'adresse électronique suivante : info.dpo@hainaut.be ;

La personne concernée peut le contacter pour obtenir davantage d'informations ou si elle souhaite faire valoir ses droits relatifs à la protection des données personnelles traitées par le responsable du traitement.

Voies de recours

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, la personne concernée a le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données si elle considère que ses droits ne sont pas respectés ou qu'un traitement de données à caractère personnel la concernant constitue une violation du Règlement général sur la protection des données.

Pour introduire une réclamation, adressez une demande à l'adresse suivante :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles

E-mail : contact@apd-gba.be

Mise à jour de la politique en matière de protection de la vie privée

La présente politique est susceptible de faire l'objet d'éventuelles mises à jour. Il est dès lors demandé de la relire épisodiquement afin d'en être informé(e). La politique mise à jour sera toujours conforme au Règlement général sur la protection des données.

_________________________

Partie 2 : Politique concrète pour la protection des données à caractère personnel sur le portail www.hainaut.be

La personne concernée a droit aux informations suivantes sur le traitement de ses données à caractère personnel.

1. Catégories de finalités

  • Communication et information

2. Description :

  • Informer le citoyen de la politique provinciale la composition de ses instances et son actualité

3. Responsable de traitement

  • Collège provincial – rue Verte, 13 – 7000 Mons

4. Catégories de personnes

  • Agent provincial, mandataire provincial ou personnel y attaché
  • Citoyens

5. Principaux types de données à caractère personnel

  • Données d'identification

6.Licéité

  • Obligation légale

7. Existe-t-il des catégorie(s) spécifiques(s) de données concernées ?

  • Non

8.1. Base(s) légale(s)

  • Oui

8.2. Référence(s) légale(s) pour la licéité du traitement :

  • Code de la Démocratie locale et de la décentralisation L2213-2 CDLD

9. Principales catégories de destinataires

  • Services publics, entreprises publiques et opérateurs d'intérêt public

10. Transfert

  • Pas de transfert

11. Conservation

  • Le temps nécessaire au traitement des demandes reçues via l’adresse mail de contact

12.1. Quel est le système d'information ?

  • Système informatisé en tout ou en partie

12.2. Infrastructure technique

  • Ordinateur(s) de bureau géré(s) par la Province (DGSI ou institution)
  • Serveur(s) de fichiers ou de service(s) NON géré(s) par la Province

12.3. Logiciel(s) utilisé(s)

  • Outil bureautique

13. Analyse d'impact réalisée

  • non

14. Mesures générales de protection physique du système d'information

  • Sécurisation des matériels

14.2. Mesures générales de protection de l'infrastructure

  • Politique de conservation et gestion des archivages
  • Contrôle des accès logiques *
  • Maintenance physique des équipements *
  • Sécurisation des canaux informatiques *
  • Lutte contre les logiciels malveillants *
  • Sécurité d'exploitation *
  • Gestion des postes de travail *
  • Protection des sites web *
  • Sauvegarde des données *
  • Journalisation *

14.4. Mesures générales applicatives sur les données

  • Sécurité d'exploitation
  • Protection des sites web

14.5. Autres mesures applicatives sur les données :

  • Voir DGSI gestionnaire de la maintenance du portail

15.1. Existence d'une cartographie des processus qualité

  • Non

16.1. Traitement(s) associé(s)

  • Non

Partie 3 : Politique concrète pour la protection des données à caractère personnel dans le cadre de la Communication de la Province de Hainaut

La personne concernée a droit aux informations suivantes sur le traitement de ses données à caractère personnel.

1 - Promotion via l’image, sons et vidéos- 821

  • Mise en ligne : 01.02.2022

1.1- Finalité(s) du traitement de données à caractère personnel

  • Communication et information
  • Promotion interne et externe des activités qui ne rentrent pas dans les missions d'intérêt public strict via sons, vidéos, images (ex: formation, HE- CPMS, Tourisme, Culture, Sport, Développement, promotion des bonnes relations dans l'entreprise (bon environnement de travail)
  • Diffusion sur les outils de communication officiels de la Province de Hainaut : magazine interne (Made In Hainaut), réseaux sociaux officiels de la Province et des Institutions provinciales, tv locales hainuyère dans le cadre de conventions de coproduction.

1.2 - Le responsable du traitement

  • Collège provincial, rue verte 13 à 7000 Mons

1.3 - Catégorie(s) de personnes concernées

  • Agent provincial, mandataire provincial ou personnel y attaché ; bénéficiaire ; citoyens ; contacts professionnels ; élèves, étudiants, stagiaires ; formateurs, collaborateurs occasionnels ; tiers impliqués ; usagers

1.4 - Catégorie(s) de données à caractère personnel traitées

  • Données d'identification ; habitudes de vie et de consommation ; loisirs et intérêts ; études et formations ; profession et emploi ; enregistrements d’images et/ou de sons

1.5 - Licéité(s) de l’utilisation de ces données

  • Consentement

1.6 - Destinataires et transferts de vos données à caractère personnel 

  • Dans le cadre de l’exécution de ses missions légales et ses autres missions, La Province de Hainaut peut être amenée à recevoir ou à communiquer vos données à caractère personnel notamment aux destinataires suivants :
  • La personne enregistrée elle-même
  • Tout citoyen, visiteurs des pages web Province de Hainaut et réseaux sociaux. Dans le cadre des coproductions avec les TV locales, des images leur sont transmises. Lesdites télévisions ne sont toutefois pas autorisées à les utiliser à d'autre fin que celles établies par convention : émission "C'est dans la poche" réalisée et montée par le service de communication.
    • Antenne Centre - rue de la tombelle, 92 à 7110 La Louvière
    • NoTélé - rue du Follet 20, 7540 Tournai
    • TéléMB - rue des Soeurs grises, 4A à 7000 Mons
    • Télésambre - place de la Digue, 8 à 6000 Charleroi
  • Bien entendu, La Province de Hainaut s’assure que :
    • Ces destinataires ne disposent que des données nécessaires à l’exercice de leurs tâches et en proportion de l’obligation légale ou de l’intérêt légitime justifiant ce transfert.
    • Ces destinataires s’engagent à respecter le RGPD.
  • En cas d’éventuel transfert de données hors EU, la Province s’assure de l’adéquation du pays tiers et prend toutes les mesures y afférant.

1.7 - Durée de conservation de vos données à caractère personnel

  • Durée de vie des supports, les vidéos/photos et interviews écrites sont conservées pendant 12 ans (2 mandatures) de manière à relater les évolutions de projets, réaliser des rétrospectives

2 - Communication et information sur les missions d'intérêt public de la Province de Hainaut - 815

  • Mise en ligne : 01.02.2022

2.1 - Finalité(s) du traitement de données à caractère personnel

  • Communication et information
  • Dans le cadre de ses politiques de communication sur ses missions d'intérêt public, la Province de Hainaut et ses services développent des outils écrits, vidéos et photographiques diffusés :
    • dans le journal d’entreprise du personnel (Made In Hainaut), la newsletter interne et sur l’intranet de la Province de Hainaut
    • dans les éventuelles publications internes des services
    • en télévision (émission "C'est dans la Poche", co-produite par le service de communication et les 4 tv locales du Hainaut)
    • sur les réseaux sociaux (pages de la Province et de ses Institutions)
    • sur les sites internet de la Province de Hainaut
  • Projets de législature, taxe provinciale, décisions collège, conseil Province de Hainaut, protection civile, campagnes santé (radon,...),...

2.2 - Le responsable du traitement

  • Collège provincial du Hainaut, 13 rue verte à 7000 Mons

2.3 _Catégorie(s) de personnes concernées

  • Agent provincial, mandataire provincial ou personnel y attaché ; bénéficiaire, ; citoyens ; contacts personnels ; élèves, étudiants, stagiaires ; formateurs, collaborateurs occasionnels ; tiers impliqués ; usagers
  • Tout citoyen et visiteur des sites web de la Province de Hainaut et des réseaux sociaux gérés par la Province de Hainaut

2.4 - Catégorie(s) de données à caractère personnel traitées

  • Données d’identification ; habitudes de vie et de consommation ; caractéristiques du logement ; loisirs et intérêts ; études et formations ; profession et emploi ; enregistrements d’images et/ou de sons ; interviews écrites

2.5 - Licéité(s) de l’utilisation de ces données

  • Missions d’intérêt public – Livre II du Code de la Démocratie locale et de la décentralisation

2.6 - Destinataires et transferts de vos données à caractère personnel 

  • Dans le cadre de l’exécution de ses missions légales et ses autres missions, La Province de Hainaut peut être amenée à recevoir ou à communiquer vos données à caractère personnel notamment aux destinataires suivants :
  • La personne enregistrée elle-même
  • Tout citoyen et dans le cadre des coproductions avec les TV locales, des images leur sont transmises. Lesdites télévisions ne sont toutefois pas autorisées à les utiliser à d'autre fin que celles établies par convention : émission "C'est dans la poche" réalisée et montée par le service de communication.
    • Antenne Centre - rue de la tombelle, 92 à 7110 La Louvière
    • NoTélé - rue du Follet 20, 7540 Tournai
    • TéléMB - rue des Soeurs grises, 4A à 7000 Mons
    • Télésambre - place de la Digue, 8 à 6000 Charleroi
  • Bien entendu, La Province de Hainaut s’assure que :
    • Ces destinataires ne disposent que des données nécessaires à l’exercice de leurs tâches et en proportion de l’obligation légale ou de l’intérêt légitime justifiant ce transfert.
    • Ces destinataires s’engagent à respecter le RGPD.
  • En cas d’éventuel transfert de données hors EU, la Province s’assure de l’adéquation du pays tiers et prend toutes les mesures y afférant.

2.7 - Durée de conservation de vos données à caractère personnel

  • Durée de vie du support. Les photos, vidéos et interviews écrites sont conservées à titre d'archives pendant 12 ans (deux mandatures) de manière à pouvoir relater les évolutions de projets ou réaliser des rétrospectives et, dans certains cas, les documents sont archivés à des fins historiques et d'intérêt public

3 - Information de l'employeur vers les agents - 820

  • Mise en ligne : 01.02.2022

3.1 - Finalité(s) du traitement de données à caractère personnel

  • Communication et information
  • Informations sur les nouvelles activités, services, projets de l'entreprise,... Développer un sentiment d'appartenance à l'Institution provinciale, fournir aux agents les informations utiles à leur carrière.

3.2 - Le responsable du traitement

  • Collège provincial rue verte 13, 7000 Mons

3.3 - Catégorie(s) de personnes concernées

  • Agent provincial, mandataire provincial ou personnel y attaché

3.4 - Catégorie(s) de données à caractère personnel traitées

  • Données d’identification ; loisirs et intérêts ; profession et emploi ; enregistrements d’images et/ou de sons

3.5 - Licéité(s) de l’utilisation de ces données

  • Intérêt légitime

3.6 - Destinataires et transferts de vos données à caractère personnel 

  • Dans le cadre de l’exécution de ses missions légales et ses autres missions, La Province de Hainaut peut être amenée à recevoir ou à communiquer vos données à caractère personnel notamment aux destinataires suivants :
  • La personne enregistrée elle-même / Employeur ou relations de travail de la personne enregistrée
  • Mandataires provinciaux, communes, visiteurs des pages web de la Province de Hainaut, médias, partenaires de la Province de Hainaut
  • Bien entendu, La Province de Hainaut s’assure que :
    • Ces destinataires ne disposent que des données nécessaires à l’exercice de leurs tâches et en proportion de l’obligation légale ou de l’intérêt légitime justifiant ce transfert.
    • Ces destinataires s’engagent à respecter le RGPD.
  • En cas d’éventuel transfert de données hors EU, la Province s’assure de l’adéquation du pays tiers et prend toutes les mesures y afférant.

3.7 - Durée de conservation de vos données à caractère personnel

  • Durée de vie des supports, les vidéos/photos et interviews écrites sont conservées pendant 12 ans (2 mandatures) de manière à relater les évolutions de projets, réaliser des rétrospectives et, dans certains cas, les documents sont archivés à des fins historiques ou d'intérêt public