FAQ pour les fournisseurs

Voici notre Foire Aux Questions, qui permettra de vous aider dans la facturation.

1. Puis-je envoyer mes factures par mail ?

Non. L’e-facturation est désormais le seul canal accepté. Un PDF ou un document Excel ou Word envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique.

Plus d’informations : efacture.belgium.be

Consultez également notre mémento.

2. Je n'utilise pas encore avec l’e-facturation.

Nous vous conseillons de consulter le portail E-Facture pour connaître les solutions disponibles.

3. Je ne parviens pas à me connecter au portail Mercurius.

Pour vous y identifier, vous devez :

  • utiliser votre carte d’identité électronique, et
  • être représentant légal de votre entreprise dans la BCE.

Vérifiez les représentants légaux via BCE Public Search.
En cas de problème, consultez : Aide du portail Mercurius – Belgian Peppol Authority.

4. Puis-je joindre des annexes à mon e-facture ?

Oui. Vous pouvez ajouter des annexes via votre logiciel ou via Mercurius.
Nous recommandons d’y joindre :

  • le bon de commande Province,
  • les bons de livraison, le cas échéant.

5. Où encoder les références obligatoires ?

Encodez les références à rappeler à la facturation dans les champs :

  • Département : N° et Nom d’institution / Régie / CAFO
  • Numéro de commande (order number) : n° engagement et/ou n° bon de commande
  • Commentaires  : n° de dossier / marché (marchés publics)

6. Quels sont les délais de paiement ?

Les délais sont fixés par nos conditions générales d’achat conformément à l'Arrêté Royal du 14/01/2013 Articles 127 ou 160.

7. Que faire en cas de litige sur une facture ?

Dès l’échéance de la facture, contactez la Cellule Réclamations Fournisseurs :

Merci de joindre :

  • le bon de commande Province,
  • une copie de la facture,
  • toutes les références nécessaires (n° bon de commande, n°engagement, n° Institution/CAFO/Régie, n° dossier / marché).

8. Quelle adresse postale indiquer sur la facture ?

Respectez strictement l’adresse indiquée sur le bon de commande, car la Province compte 180 sites, des avances de fonds et des Régies. En cas de doute, contactez votre interlocuteur provincial.

9. Qu'est-ce qu'une procédure de modifications budgétaires ?

Elle intervient lorsque la facture :

  • n’était pas prévue au budget,
  • dépasse le montant du bon de commande,
  • ou est transmise trop tardivement.

Ce processus nécessite plusieurs validations (jusqu’à la Tutelle de la Région) et peut durer plusieurs mois.
La date de facture est donc cruciale pour déterminer l’exercice budgétaire.

On rappelle qu’un bon de commande oblige le fournisseur à :

  • livrer / prester sans délai excessif,
  • facturer dans des délais raisonnables.

Tout retard dans le processus de facturation est susceptible de générer des procédures budgétaires supplémentaires.

10. Besoin d'aide pour comprendre les marchés publics ?

Consultez le guide de Hainaut Développement conçu pour aider les TPE/PME à comprendre les marchés publics belges.

Tous nos marchés publics sont publiés sur la plateforme e-Procurement.