FAQ pour les fournisseurs
Voici notre Foire Aux Questions, qui permettra de vous aider dans la facturation.
1. Puis-je continuer à envoyer mes factures par mail ?
C’est encore possible pour le moment mais la Province s’est engagée dans un processus de dématérialisation des factures. C’est pourquoi nous privilégions la réception d’e-facture
Plus d’informations ? Consultez notre guide et notre Memento.
2. Je ne travaille pas encore avec l’e-facturation.
Nous vous conseillons de consulter le portail E-Facture pour obtenir de plus amples informations en la matière.
3. Je ne parviens pas à me connecter au portail Mercurius.
Pour vous identifier sur le Portail Mercurius, vous avez besoin de votre carte d’identité électronique et être enregistré en tant que représentant légal de votre entreprise à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE).
Pour vérifier les représentants légaux de votre entreprise, vous pouvez le consulter sur le site BCE Public Search.
Si vous rencontrez des problèmes lors de la connexion au Portail Mercurius, nous vous conseillons de consulter le lien suivant : Aide du portail Mercurius - Belgian Peppol Authority - Confluence (atlassian.net).
4. Est-il possible de joindre des annexes aux factures électroniques ?
Oui, il est possible de joindre des annexes à vos factures électroniques aussi bien depuis votre logiciel que depuis le portail Mercurius. Nous vous conseillons d’annexer le bon de commande Province et les éventuels bons de livraison pour faciliter le traitement de votre facture.
5. Dans quels champs doivent être complétés les références à rappeler à la facturation (numéro de dossier / numéro du marché, référence au bon de commande, numéro d’institution/CAFO/RPO, numéro d’engagement) et les informations de livraison ?
Encoder les références à rappeler à la facturation dans les champs " numéro de commandes" et "Commentaires" de la facture.
6. Quels sont les délais de paiement des factures adressées à la Province ?
7. Que faire en cas de litige sur une facture ?
Dès l'échéance de la facture et en cas de tout litige en matière de facturation, contactez notre cellule "Réclamations Fournisseurs" le plus rapidement possible (N’oubliez pas de joindre le bon de commande Province et de préciser les « références à rappeler à la facturation*): reclamations.fournisseurs@hainaut.be
*Références à rappeler à la facturation :
• Numéro de dossier (Numéro de marché)
• Date et référence de votre facture
• Référence au bon de commande (ou BC à joindre)
• N° Institution / Cafo ou Régies
• Numéro d'engagement si applicable
8. Quelle adresse postale apposer sur ma facture ?
Il est impératif de respecter l'adresse de facturation du bon de commande qui vous a été envoyé, car la Province comprend 180 sites ainsi que le système d’avances de fonds et des Régies, et nous devons imputer la facture à l'entité budgétaire correspondant à votre bon de commande. Sollicitez votre personne de contact à la Province si nécessaire.
9. Qu'est-ce qu'une procédure de modifications budgétaires ?
Lorsque la facture n'est pas prévue au Budget de l'Institution (ex: montant non prévu dans le bon de commande, pas de bon de commande Province ou encore facture arrivée tardivement par rapport à la date de création du bon de commande…), l'administration doit demander des crédits supplémentaires aux Autorités.
Cette procédure demande des justifications et doit passer par différents niveaux de validation (allant jusqu'à la Tutelle de la Région). C'est pourquoi cette procédure peut prendre quelques mois supplémentaires. La date de la facture est donc très importante pour déterminer l'exercice budgétaire auquel elle se rapporte.
Un bon de commande envoyé à un fournisseur donne l’obligation à ce dernier, de livrer une marchandise, de prester un service sans autre délai. Une analyse et un contrôle systématique des bons de commande et des factures sont réalisés et peuvent induire des procédures plus longues de modifications budgétaires si le fournisseur livre et facture hors des délais raisonnables.
10. Un peu perdu dans les marchés publics ?
Consultez ce guide conçu par nos collègues de Hainaut Développement. Il est exclusivement dédié aux entreprises et il a pour but de donner aux TPE/PME les éléments essentiels pour comprendre les marchés publics belges.
L’ensemble des marchés publics pour la Province de Hainaut est enregistré sur la plateforme e-Procurement.